山东十一选五任四遗漏:項目管理標準化:為企業優化升級作支撐

辰波交通山东十一选五推荐任八 www.qdpdz.icu2012年08月31日
  文:中國建筑科學研究院研究員 黃如福
 
  項目管理標準化的提起
 
  為什么大多數中國施工企業陷入了整體性的同質化競爭,利潤率低,增長停滯?為什么有些企業可以長盛不衰?為什么做大一個企業容易,而做強一個企業難?為什么麥當勞、肯德基等企業能做大做強,中國的中餐企業難以做大、更難做強?
 
  造成這些問題的根本原因,就是沒有形成可復制的作業和技術!如果一個企業能把它的每一業務轉化為一道道工序,并且有鐵的紀律,每一個員工負責一道工序,且能起到螺絲釘的作用,這樣的企業就一定能成功!這里所說的一道道工序就是流程,鐵的紀律指的就是制度。最終形成的,就是企業可復制的作業和技術!
 
  標準化管理的核心思想就是,用流程和制度構建企業管理框架體系,用標準的流程和制度管理企業。將企業的業務轉化為流程和制度的過程,就是企業管理標準化的過程,用流程和制度管理企業,就是企業標準化管理。
 
  制度是對組織的活動及其成員的行為進行規范、制約與協調。企業制度的根本作用在于通過對個人與企業組織行為的激勵與約束,防止個人與企業組織在企業活動中損壞企業利益,從而形成一種良好的企業秩序。制度的有效性在于是否能夠有效的激勵與約束個人與企業組織的行為。
 
  流程是制度的靈魂。如果制度不能反映流程,制度執行一定會出現問題。反之,制度執行不暢時,往往是制度所包含的流程有問題。制度是流程得以執行的保證。制度因流程而存在,通過配套的制度,可以推動流程的執行,制度的激勵作用可以促使流程的改善。
 
  因此,企業應該通過不斷健全和完善各個環節的流程和制度,編織一道道鋼筋網絡,搭建企業管理的基本框架,實現企業標準化管理。
 
  項目管理標準化建設的作用與意義
 
  項目管理標準化建設的目的是:立足企業實際,創新項目管理,打牢企業發展根基。
 
  項目管理標準化建設的任務是: 構建結構清晰、職責分明、內容穩定、管控全面、實施有規范、操作有程序、過程有控制、結果有考核的項目管理體系,即建立完善的標準化流程及其管理制度。
 
  項目管理標準化建設的主要作用與意義是:可以最大范圍的快速復制、共享和重復利用科學、成功的組織、管理經驗、工藝、方法及知識,有利于不斷豐富和創新管理方法,提升企業管理水平,降低管理成本;使企業管理實現從粗放式到精細化、制度化、規范化、標準化的方式轉變,變憒性思維、經驗作業和經驗管理,為標準化作業和標準化管理;將復雜的生產業務及其管理,進行層層分解,責任到相關組織、相關部門、相關崗位, 將復雜的問題簡單化,模糊的問題具體化,分散的問題條理化;崗位工作標準化,使得每一件工作有標準,可檢查、可控制、可考核,即檢查、控制和考核有統一的標準,便于崗位之間、部門之間統一步調,協同工作,減少推諉和交易成本;將公司的管理理念、制度、經驗貫穿和融入到實際操作中去,全面提升企業的執行力,挖掘企業內部潛力,提高企業的整體素質,提升企業的生產和管理能力,提升企業風險識別、防范能力和市場響應速度,提高企業的經濟效益和競爭能力。
 
  項目管理標準化建設的基本程序
 
  成立標準化建設領導小組。企業領導班子應充分認識到標準化管理工作的重要性、緊迫性和艱巨性,要選出責任心強、有能力、作風過硬的領導和業務骨干組成標準化建設領導小組。領導小組要堅持科學、高標準、實事求是的態度,積極主動、迅速地開展工作,不僅要組織編寫好標準,還要動員全體員工自覺地學習標準、掌握標準、應用標準,切實把標準化管理的理念、操作程序及其要求落實到日常的工作中去,徹底改變憑經驗、憑感覺做事的習慣,在企業營造一個全員參與標準化管理的良好氛圍。
 
  制訂管理標準化建設規劃。首先,要分析診斷企業流程、制度建設現狀:流程、制度是什么時間編制的? 編制水平如何?執行情況怎么樣?是否有相應的制度或流程?對企業管理的重要程度怎樣?是否需要標準化管理?其次,要整理出需要進行標準化管理的業務:業務名稱、標準化管理的目標,標準編制負責人和參編單位、參編人,以及編制完成日期等。然后,要充分討論流程是否有重疊或缺項,是否能形成一個完整的業務管理體系,與流程相對應的制度哪些可以整合,即整合在一起形成一本制度, 哪些單獨編制好等等。最終形成項目標準化管理規劃清單。
 
  標準編制工作啟動。管理標準化建設規劃編制完成后,應召開一次至少是企業中高層以上領導參加的標準編制工作啟動大會。啟動大會的主要內容是:動員說明標準化管理的重要意義,在企業內要形成一種聲勢, 讓企業各級領導關心和重視企業管理標準化建設,支持并以一種負責任的精神投入到企業管理標準化建設中去;要在大會上明確企業管理標準化建設的負責人和參編人及其編制的目標和任務;公布管理標準的編制程序;公布編制項目管理標準的相關管理制度和考核辦法。
 
  編寫標準化管理流程和制度。按照管理標準化建設規劃的分工進行編寫。編寫時應緊扣流程編寫的目的、目標,拿出科學、適用、符合企業實際的解決方案,并按時完成。流程和制度編寫完成后,還要充分討論和征求意見,尤其是標準化建設領導小組和相關職能部門的意見。最后,由標準化建設領導小組確定試用稿。
 
  制訂組織機構調整方案。流程和制度編寫完成后,根據流程和崗位設置情況,標準編制小組還要拿出企業組織機構調整方案,方案需要標準化建設領導小組和相關職能部門統一意見。
 
  試點、征求意見。選擇一兩個典型、實施難度一般的管理標準,在相關部門進行實驗和試點,檢驗其合理性和可行性。尤其要檢驗該方案是否經濟實用,關鍵任務程序性是否強, 在一定范圍內是否可復制和推廣。否則,應調整流程重新實驗,或者待以后條件成熟后再推廣。通過試點,還要研討所有新設計的流程、制度的合理性,組織調整的可行性。
 
  調整組織機構。試點成功后,應開始調整組織機構和崗位員工。這種調整完全依賴于重新優化設計后的流程和制度以及組織設計原則所確定的組織機構調整方案。
 
  宣貫執行,全面推廣應用。流程和制度編制完成后,實施工作才剛剛開始,這才是對標準編制水平真正的考驗。各級領導千萬不要掉以輕心, 應下大力氣,做好標準化管理的推廣應用工作:加強領導,落實責任;學習培訓,端正態度;確定試點,階段推進;全員參與,重抓實施;狠抓細節,促進執行;經驗交流,深入推進;強化監督,嚴格考核;選好班子,打造團隊。
 
  貫徹標準化管理,首先必須破除干部員工思想上的錯誤或模糊認識, 要制訂出詳細的標準體系的學習培訓計劃,并抓好學習培訓,保證每一個崗位上的員工都能得到培訓,都熟悉本崗位職責、操作規范、條件以及需要提交的工作成果,確保標準流程和制度深入人心、深入每一個崗位, 為扎扎實實開展標準化管理奠定基礎。要讓每一位員工明白,標準體系一旦頒布實施,就是每一崗位的工作標準和指南,企業上下必須遵守,必須落實。全面推廣應用,除學習培訓外, 還可以通過樣板和典型案例,實行樣板引路、由點及面。其次,要盡快建立健全標準化管理的監督考核機制,對管理不力、成效不明顯的單位,對不按標準工作的個人要嚴厲處罰。各級管理者要不斷深入基層、深入實際,不斷進行指導、協調、檢查、督促。要通過賞罰分明的考核機制,扎實推進標準化管理工作,促使各項管理工作真正提升到科學管理的層次。
 
  收集意見、總結經驗、持續改進。標準編制組要敢于正視矛盾和問題, 敢于否定自己,要及時收集標準化管理過程中遇到的困難和問題,收集員工思想上、工作中對標檢查與標準化管理的差距,以及企業在管理上存在的薄弱環節和突出問題,不斷總結經驗,積極探索新的改進方案。
 
  項目管理標準化的流程和制度
 
  標準化管理標準的編寫依據企業發展戰略。公司發展戰略、競爭戰略(或分子公司戰略)和職能戰略應是編制項目管理流程與制度最重要的指導性文件。
 
  公司功能定位與權責體系。標準化管理要與企業功能定位、權責體系一致。因此,在管理標準化建設中,應該認真研究企業的功能定位,明確企業的權責體系。即要將公司總部、分(子)公司、項目部的功能和權責落實到每一個流程的工作任務中。
 
  企業的積累、經驗與教訓。企業在長期的市場競爭和業務活動中所積累的知識、經驗和教訓,以及所形成的體系文件、規章制度等,還有國家發布的相關法律法規、工程項目管理規范、工法、行業和國家標準規范等。
 
  企業現狀。企業管理基礎、人力資源現狀、技術水平和業務能力以及執行力,尤其是執行制度的能力。
 
  企業標桿、行業標桿。要認真收集、整理、研究企業標桿和行業標桿的實踐經驗,尤其是典型經驗。
 
  企業內典型案例。企業內部一些好的、在企業管理和生產方面一直處于引領地位的部門或組織的成功做法和經驗,以及其他的一些典型案例,包括失敗的、可總結的案例。
 
  流程優化設計的目的和目標。流程優化設計的目的和目標,是在企業標準化管理規劃中確定的,是經過認真研究、討論后確定的,它是形成企業標準化管理體系的重要依據。
 
  流程的優化設計
 
  流程優化設計的目標是:明確職責、理順關系、控制風險、提高工作效率和經濟效益。
 
  流程優化設計的原則是:注重流程的規范化和標準化。嚴格規定在什么環節做什么事、做什么決定。
 
  橫向流程,清楚地界定流程所涉及的橫向關系,加強各部門之間協調和配合。縱向流程,明確地劃分流程涉及各層面的職責,明確權責關系。
 
  強化各管理部門的決策能力,發揮中層管理人員的積極性。
 
  體現共享職能部門,統一集中管理的原則。
 
  以顧客為中心。只有最大限度地滿足顧客,才能贏得市場。
 
  以價值為導向。流程再造的最終目的是提高企業的經濟運行效率。
 
  以人為本。流程再造過程不是某個人的個人行為,而是整個團隊共同努力進行整合的結果,所以要堅持以人為本的團隊式管理。
 
  編寫流程文件
 
  流程優化設計完成后,應編寫流程文件。流程文件編寫大綱可參考以下格式:
 
  目的。描述本流程的編寫目的以及要實現的工作目標。
 
  適用范困。描述本流程的使用對象。
 
  定義。描述流程中涉及的專業用語,防止理解歧義、界定不清。
 
  職責。描述流程中涉及部門或崗位在本流程中的職責。
 
  內容描述。描述流程過程、相關規定和要求、主要控制點以及流轉約束條件等。
 
  有關文件。描述與本流程有關的文件和本流程生成的文件。
 
  編寫流程制度
 
  當前,我國施工企業發展的瓶頸在于過度側重企業內部各項制度的制定和完善,而忽略了“按制度走流程”的重要性。許多花費大量人力和物力制定的制度,往往采取變通的方法執行、而不是按照制度本身的流程嚴格執行,造成制度和按流程執行的嚴重脫節。
 
  也就是說,我們不僅要有流程,還要有配套的管理制度,要尊重流程,深刻認識流程與完善的制度之間的關系,使制度深入人心的同時讓每位員工養成忠實于流程的習慣,只有這樣公司才能形成良好的價值觀和執行理念。
 
  因此,流程優化設計完成后,應用制度加以鞏固。一個流程可以編寫成一個制度,也可以將若干個相關流程編寫成一個制度。
 
  提高執行力,保證標準正常運行
 
  流程和制度,都離不開執行,執行離不開執行力。最好的企業流程和制度,如果沒有超強的執行力,只是一堆廢紙。如何提高執行力,一要實時監控并有監控報告;二要加強績效管理;三要狠抓企業文化,提高員工素質。
 
  企業文化既是企業發展的動力,更是企業管理的工具,是提升企業執行能力的重要管理方法。
 
  企業的生存與發展,需要有科學化、規范化的管理作支撐,而管理流程表單化是企業規范化、量化管理的一個重要方面。
 
  大量的實踐也證明,量化管理是有效的企業管理手段。但是,由于其崗位職能的彈性較大,并且與每一崗位員工個人的工作能力有關,較不容易實現量化管理。但是,通過信息技術將管理流程和表單固化下來,就可以做到這一點。(摘自中國建筑業2012年第7期)
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